Achtung! Sind Ihre elektronischen Rechnungen abänderbar?

Im Rahmen einer Betriebsprüfung fragte die Betriebsprüferin welches Programm der Unternehmer nutze um seine Rechnungen zu generieren und wie die Rechnungsnummern generiert werden. Der Unternehmer nutzte für seine Rechnungen Open Office. Er hat eine Vorlage die er immer wieder abändert. Nach Erstellung der Rechnung speichert er sie in einem separaten Ordner. Die Rechnungsnummern ändert er manuell und notiert sie anschließend in einem Vokabelheft. Die Prüferin forderte den Unternehmer auf eine alte Rechnung aus dem Jahresordner zu öffnen und etwas abzuändern. Die Rechnung ließ sich wie zu erwarten im alten Ordner unter dem gleichen Namen speichern. Dies brachte den Unternehmer in große Schwierigkeiten, denn eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Es dürfen auch keine Veränderungen vorgenommen werden, dessen Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später vorgenommen wurden. (§146 Abs. 4 AO, §239 Abs. 3 HGB). Veränderungen und Löschungen müssen so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen des (§146 Abs. 4 AO bzw. §239 Abs. 3 HGB erfüllt wurden. Dies gilt für elektronische Dokumente und andere elektronische Unterlagen, die gemäß §147 AO aufbewahrungspflichtig und nicht Buchungen oder Aufzeichnungen sind.